Hujjatlarni birlashtirish va standartlashtirish. Hujjatlarni standartlashtirish va standartlashtirishni ishlab chiqish

Ilmiy-texnikaviy taraqqiyot va mulkchilikning ko'plab shakllari paydo bo'lishi savdo-iqtisodiy va ijtimoiy-madaniy aloqalarni kengaytirishga olib keldi. Jamiyatdagi keskin jadallashgan jarayonlar boshqaruv aloqalarining to'liq ishlashi uchun zarur bo'lgan axborot oqimi hajmining o'sishiga ta'sir ko'rsatdi.

Hujjatlarni birlashtirish nima?

Davlat faoliyati yoki sanoat, ta'lim yoki sog'liqni saqlash - hujjatlarni qo'lda birlashtirish va standartlashtirish asta-sekin orqaga qisqartirildi. O'tgan asrning boshidan buyon ularning tizimlashtirish bo'yicha ma'lumotlarning qayta ishlashi asta-sekin mexanizatsiyalashganidan mexanizatsiyalashgan, keyin esa avtomatlashtirildi.

Shunday qilib, hujjat boshqaruvini tartibga solish amalga oshirildi. Ushbu bosqichda "hujjatlarni standartlashtirish va standartlashtirish" tushunchasi tug'ildi. Biroq, hujjatning barcha bosqichlarida va ma'lumotlarni qayta ishlashda bir muammo paydo bo'ldi. Xaoslarni avtomatlashtirishga olib kelishi mumkin emas, chunki bu jarayon oldin hujjatlarni birlashtirish va standartlashtirishdan oldin bo'lishi kerak. Boshqacha qilib aytadigan bo'lsak, qog'ozlarni tayyorlash orqali ularni qayta ishlashga va foydalanishga o'tishingiz mumkin.

Birlashish maqsadlari va vazifalari

Rasmiy boshqaruv, iqtisodiy va boshqa faoliyatlarni optimallashtirishda asosiy masalalar hujjatlarni birlashtirish va standartlashtirishdan iborat. Ushbu kontseptsiyani qisqacha tushuntirish ish oqimini umumiy uniform shaklga, yagona tizimga aylantirish kabi bo'lishi mumkin. Ushbu jarayon har qanday hujjatlarni to'g'ridan-to'g'ri tuzishga katta ta'sir ko'rsatadi. Hujjatlarni standartlashtirish va birlashtirishning printsiplari quyidagilardan iborat:

1. Formalarni bir xil shaklda ifodalash.
2. Bir xil turdagi boshqaruv qarorlarini qabul qilish paytida yuzaga keladigan ma'lumotlarni qayta ishlash uchun bir xil talablarni belgilash.
3. Materiallarni kompilyatsiya qilish va loyihalash uchun turli xil xarajatlarning sezilarli darajada kamayishi.
4. Sanoat va faoliyatdan qat'i nazar, ko'plab yagona ma'lumotlar bazalarining mosligi.

Birgalikda hujjat aylanishi vazifalari

Tashkilot, korxona yoki mamlakatni boshqarishda va boshqarishda har qanday faoliyat, umuman, har bir element bir yoki bir funktsiyaga aylanadigan tizim bo'lganini tushunish maqsadga muvofiqdir. Ular orasida odatiy (odatda) - har qanday muassasa faoliyatiga xos bo'lgan: tashkiliy, ma'muriy, ijroiya, rejalashtirish, buxgalteriya hisobi va boshqalar. Ayni paytda, ayrim tashkilotlarning faoliyati o'ziga xos funktsiyaga ega. Masalan, ta'lim faoliyatini amalga oshirishga asoslangan vazifalar va vazifalar faqat ushbu sohaning sub'ektlariga xosdir.

Hujjatlar tizimi nima?

Boshqaruv hujjatlarini birlashtirish va standartlashtirish quyidagilarga bog'liqlik asosida tuzilgan materiallar tizimidir:

• Paydo bo'lish belgilari;
• Nishon;
• Sanoat;
• Turi;
• Derleme talablari.

Birlashtirilgan tizimda qanday hujjatlar mavjud?

Tizim hujjatlari umumiy va sanoatga xos bo'lishi mumkin. Birinchidan, bu erda savollar bo'lmasligi kerak. Bo'lim tizimlarida korxona yoki tashkilotning o'ziga xos xususiyatlarini aks ettiruvchi hujjat aylanishi amalga oshiriladi. Masalan, bojxona hujjatlarini standartlashtirish va unifikatsiyalashda eksport qilinadigan, import qilinadigan tovarlarni davlat chegarasida tekshirish va o'tkazish tartibini tartibga soluvchi materiallar mavjud.

Har ikkala tizimning hujjatlari - ishlab va tarmoqlar bilan bog'liq bo'lgan materiallar bir-biriga qanday aloqadorligi bir necha omillarga bog'liq. Xususan, ularning ahamiyati tashkilot faoliyatining tabiati tomonidan belgilanadi. Bundan tashqari, boshqaruv hujjatlarini birlashtirish va standartlashtirish har doim tashkiliy, ijro etuvchi yoki ma'muriy faoliyat bo'yicha qoidalarni yaratishni nazarda tutmaydi. Shu bilan birga, davlat organlari, korxonalar, bo'limlar va mansabdor shaxslarning rahbarlik qilish, boshqarish, o'zaro ishlash va tartibga solishning asosiy momentlarini o'z ichiga olgan tashkiliy va ma'muriy rejaning hujjatlari tarmoq va ishlab tarkibiga asoslangan.

Birlashtirish va standartlashtirishning asosiy bosqichlari

Tashqi savdo hujjatlarini standartlashtirish va unifikatsiyalash muammolari odatda bunday tizimlar uchun huquqiy yordam sifatida xizmat qiluvchi tashkiliy va ma'muriy hujjatlar to'plamining kechiktirilishi tufayli paydo bo'ladi. Savdo korxonasining hujjat aylanishida o'z vaqtida birlashishni amalga oshirish quyidagilarni nazarda tutadi:

1. Birgalikdagi hujjatli shakllar doirasida tegishli nominatsiya belgilanadi.
2. Hujjat tizimini yaratishning umumiy modeli model sifatida qabul qilingan formadan foydalanishga asoslanadi.
3. Hujjatlarning sintaktik qurilishi qoidalariga alohida e'tibor berilmoqda.

Bundan oldin birlamchi hujjatlarni standartlashtirish va standartlashtirish materiallarni yaratish, to'ldirish, qayta ishlash va saqlashning barcha bosqichlarida bo'lgan barcha talablarni hisobga olgan holda amalga oshirildi. Bir kishining psixofizioloji imkoniyatlari va mashinasozlik qurilmalarining parametrlari hisobga olingan.

Standartlarni yaratish xususiyatlari

Ta'kidlash joizki, birlashma jarayonining natijasi, eng ko'p ishlatiladigan shablonlarni yagona huquqiy shaklga tushirish edi. Xizmat, mahsulot va ish uchun ishlab chiqilgan standartlar ularning federal qonunchilik darajasida tushuntirishlariga ega. Bu holatda "hujjatlarni birlashtirish va standartlashtirish" tushunchasi davlat tomonidan qayta ishlash uchun me'yorlar va xususiyatlarni belgilash bo'yicha ixtiyoriy ravishda belgilanadi.

Standartlarni yaratish vazifasi ishlab chiqarish sohasida tartibga solinish va mahsulotlar, xizmatlar yoki ishlarning raqobatbardosh sifatini oshirishdir. Tashqi savdo hujjatlarini standartlashtirish va birlashtirilishi, shuningdek, axborot va texnik jihatdan muvofiqligini ta'minlashga qaratilgan.

Tashqi savdo hujjatlarini birlashtirish bilan bog'liq muammolar

Bundan tashqari, "standart" atamasi nafaqat normativ kontent hujjatini bildiradi. Qonunda ixtiyoriy majburiy qo'llanilish mexanizmi aniq ko'rsatiladi. Davlat standartlari tez o'zgarib turdi. Kardinal o'zgarishlarni kiritgach, faqat tashqi savdo hujjatlarini standartlashtirish va birlashtirish muammolari saqlanib qoldi.

Ayniqsa, bugungi kunda eksport qilinadigan mahsulotlar uchun qo'shimcha hujjatlarni tuzish jarayonini tartibga soluvchi davlat standartlari masalasi o'ta dolzarbdir. "Texnik jihatdan tartibga solish to'g'risida" gi federal qonuni bilan 01.07.2003 yildagi yagona tizimga muvofiq, unda keltirilgan qoidalar hujjatlarni boshqarish bo'yicha yagona talablarga to'liq javob bermaydi, ammo bugungi kunda ko'pchilik hollarda qo'llanilmoqda.

Birlashtirish va standartlashtirish jarayonida davlat standartining o'rni

Hujjatlarni birlashtirish va standartlashtirish - Rossiya Davlat standartining yo'lidir. Texnik, iqtisodiy va ijtimoiy sohadagi barcha rus tasniflagichlari davlat ro'yxatidan o'tgach, qonuniy kuchga ega bo'ladi. Ayrim hujjatlarga kiritilgan barcha talablarning bajarilishini nazorat qilish Rossiya davlat standarti va belgilangan vakolat doirasida davlat tomonidan vakolat berilgan boshqa organlar tomonidan amalga oshiriladi.

Hujjatlarni standartlashtirish va standartlashtirishning asosiy yo'nalishlari yagona namunalar, shablonlar, shakllar yaratish hisoblanadi. Bular hujjatlar tayyorlashda, ayrim turdagi tovarlar standartlari va birlashtirilgan hujjatlar tizimlarida talab qilinishi mumkin bo'lgan standartlar bo'lishi mumkin. Ikkinchisi - umumiy qoidalar va talablarga muvofiq yaratilgan materiallar tizimi. Birlashtirilgan hujjatlar tizimi, qoida tariqasida, muayyan ta'sir doirasidagi boshqaruv funktsiyalarini bajarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni o'z ichiga oladi.

Rossiyada asosiy birlashtirilgan va standartlashtirilgan tizimlar

Bugungi kunda yagona tizimlar qatorida:

• Tashkiliy va ma'muriy xarakterga ega hujjatlarni tuzish;
• Bank muassasasidagi ish oqimini nazorat qiluvchi tizim;
• Davlat organlarida buxgalteriya hujjatlarini, shuningdek buxgalteriya va moliyaviy hisobotlarni birlashtirish va standartlashtirish;
• Statistika hujjatlari sohasi;
• Mehnat masalalarini tartibga soluvchi hujjatlar tizimi;
• Tashqi savdo bo'yicha yagona hujjatlar.

Shunga muvofiq, yuqorida ko'rsatilgan tizimlarning har biri muayyan faoliyat sohasidagi faoliyatni muvofiqlashtiradigan markaziy organlar tomonidan ishlab chiqilgan o'z davlat standarti bilan birga keladi. Misol uchun, Rossiya moliya vazirligi buxgalteriya va bank hujjatlarini shakllantirish uchun javob beradi. O'z navbatida, Rosarhiv tashkilot va ma'muriy hujjatlarning namunalarini belgilaydi. Xuddi shu organlar hujjatlarning rekvizitlarini tasdiqlaydi . Ularning birlashishi va standartlashi muayyan sohada foydalanish uchun shakllar yaratishni o'z ichiga oladi.

Standartlashtirish jarayonida hujjatlarning rekvizitlari va shakllari

Hujjatning sharti uning majburiy elementi hisoblanadi, bu holda rasmiy ro'yxatdan o'tkazish, materiallarni ro'yxatdan o'tkazish jarayoni o'tkazib bo'lmaydi. Rekvizitlarga imzo, shtamp, muhr, sana, matn va hokazo kiradi. Tabiiyki, rasmiy hujjatlarning har bir turi uchun alohida rekvizitlar to'plami qo'llaniladi. Shu bilan birga, har bir tizimda birlashma tizimlardan biri uchun namunali hujjat shaklini yaratish orqali amalga oshiriladi. Unga asosan ma'lum bir ma'lumotlar bazasiga kiritilgan barcha hujjatlarning eng mos rekvizitlari ishlab chiqilgan.

Formada, yuqorida aytib o'tilganidek, hujjatning shablon shaklidir. Hujjatni belgilangan sohada rasmiylashtirishning bunday modeli uning formatini, maydonlarining o'lchamlari va chuqurligini, tarkibiy tarmoqni va asosiy rekvizitlarni yaratish xususiyatlarini hisobga oladi.

Tashkiliy-ma'muriy hujjatlarni birlashtirish va standartlashtirish har qanday tashkilot, muassasa, ishlab chiqarish va ishlab chiqarish korxonasining faoliyatida shakllarning soddalashtirilgan foydalanishiga yordam beradi. Tashkiliy-boshqaruv hujjatlarini birlashtirish va standartlashtirishni qo'llashni tartibga soluvchi GOSTlar quyidagilarga murojaat qilishadi:

• Qarorlari;
• Buyurtmalar va buyurtmalar;
• Echimlar;
• Protokollari;
• Hodisalar;
• Harflar.

Xatmatlar ma'muriy va tashkiliy masalalarni hal qiladi. Boshqarish, muvofiqlashtirish va faoliyatni ta'minlash:

• Rossiya Federatsiyasi ta'sis ob'ektlarining davlat organlari (sub'ektlar ro'yxati avtonom viloyat va respublikalarni o'z ichiga oladi, ularning qonunlari rus tilida, shuningdek, milliy tilni belgilaydi);
• Mulkchilik shakli va tashkiliy-huquqiy faoliyatidan qat'iy nazar korxonalar va uyushmalar.

GOST nafaqat rekvizitlar kompozitsiyasini, balki ularni ro'yxatdan o'tkazish talablarini, shuningdek, shakllarni ishlab chiqarish, hisobga olish, qo'llash va saqlashni Rossiya Federatsiyasi Davlat Gerbi va sub'ektlarning qurollari bilan belgilaydi. GOST ilovasi rekvizitlarning sxematik ifodasidir.