Majburiy hujjatlar. Hujjatlarni to'g'ri qanday tiklash mumkin?

Hujjatlar bilan ishlamasdan oldin, ish yuritish va yozuvlarni boshqarish bo'yicha ko'p sonli kerakli ko'rsatmalarning eng yaxshi bilimi talab qilinadi. Ushbu standartlar juda murakkab va ko'plab kichik detallar va nuanslarning ko'p sonli qismini o'z ichiga oladi. Hujjatlarni burchakka qanday kiritish kerak? Qabul qilingan inventarizatsiya nimani o'z ichiga oladi? Buxgalteriya hujjatlarini termo-majburiy mashina bilan yuborish mumkinmi? Bosh kotib boshini sindirish uchun biror narsa bor.

Muhim masalalarmi?

Bir qarashda, ariza topshirish va uni arxivga qo'yish jarayoni juda oddiy, biroq amalda buning teskarisi mavjud. Ish yuritish qoidalaridan birortasi buzilgan taqdirda ushbu tashkilot topshirilgan hujjatni qabul qilishdan bosh tortadi va siz barcha ishni qayta boshlashingiz kerak bo'ladi. Agar bunday holatlar hayotingizda allaqachon sodir bo'lgan bo'lsa, bizning maqolani o'qing - biz bu masalani tushunishga harakat qilamiz.

Nima uchun ular hujjatlarni taqdim qiladilar? Ushbu jarayonni boshqaradigan biron bir standart bormi? Ha, ularning ko'plari ham bor. Bu birinchi navbatda Rosarhiv buyrug'i bilan 2009 yil dekabr oyida tasdiqlangan yozuvlarni boshqarish bo'yicha uslubiy tavsiyalar haqida. Ikkinchi o'rin - arxiv biznesiga va yozuvni boshqarishga bag'ishlangan va barcha zarur tushunchalar va shartlarni o'z ichiga olgan GOST R 51141 bo'yicha. Bundan tashqari, boshqa huquqiy me'yorlar ham mavjud, unga muvofiq hujjatlar hujjatlashtirilgan.

Muqova bilan boshlaylik

Teatr askar bilan ishlay boshlaganda, bizning amaliyotimiz - qopqoqdan boshqa narsa emas. Va "qobiq" kartonini tanlash - hujjatni "qadoqlash" jarayonidagi birinchi vazifalardan biri. Bir qarashda siz ularning ko'p sonli navlari o'rtasidagi farqni topa olmaysiz. Biroq, tor ko'rinishga ega bo'lganligi sababli, qovoqlarning standart, standart bo'lmagan va uzoq muddatli saqlash uchun foydalanilganligini tushunasiz.

Odatda 229h324 mm standart qopqoq formatini topasiz. Barcha hollarda standart o'lchamdagi choklarni tikilgan holda ishlatiladi. Agar muayyan sabablarga ko'ra hujjatning o'ziga xos ko'rinishi va parametrlari bo'lsa, unda standart bo'lmagan versiya talab qilinadi. Oxirgi turdagi hujjatlar 25 yil va undan ko'proq vaqt davomida saqlanadigan hujjatga mos keladi.

Qonun hujjatlariga muvofiq, bunday qoplamalar faqat muhim ish muddati yuzasidan qattiq kartondan tayyorlanadi. Hujjatning tegishli turini va uning jiddiy vaqt oralig'idan so'ng foydalanish uchun yaroqliligini saqlab qolish uchun chora-tadbirlar ko'rish zarur. Davlat arxiviga yetkazib berish uchun mo'ljallangan hujjatlar kislotasiz karton kabi materiallardan tayyorlangan qoplamalarda saqlanadi.

Ro'yxat raqami haqida gapiraylik

Hujjatlarni zarrachalar bilan to'g'ri to'ldirishdan oldin, ularning barchasi to'g'ri tartibda katlanmalıdır. Shundan so'ng raqamlash jarayoni sodda oddiy qalam yordamida amalga oshiriladi. Bu erda asosiy qoida, hujjatning sahifalarini emas, balki sahifalarni raqamlashtirishdir. Yuqoridagi o'ng burchakdagi har bir varaqqa arabcha raqam qo'yilgan. Shu bilan birga, bizning belgilarimiz matnda "skanerlashi" kerak emas. Plitalarning umumiy sonini hujjatlar ro'yxatini o'z ichiga olmaydi .

Raqamlash jarayonida qanday nozikliklar mavjud? Agar ilova qilinadigan hujjatlar soni xat yoki ularning bir nechtasini o'z ichiga olgan bo'lsa, birinchi bo'lib konvert-da raqamlangan, so'ngra navbati bilan - har bir sahifada unga biriktirilgan. Kiruvchi birliklar soni 250dan ortiq bo'lsa, uni bir necha jildga bo'lish odatiy holdir. Ularning har biri o'z raqamlariga ega.

Arxiv faylida, masalan, davriy nashrlar nashr etilishi, alohida-alohida sahifa raqamlari mavjud bo'lgan hujjatlar bo'lishi mumkin. Ammo, arizada ishni topshirish, ular umumiy tartibni buzmasdan boshqalar qatorida raqamlangan.

Agar biriktirilgan varaq katta formatga ega bo'lsa, uni kengaytirish va o'ng burchakdagi raqamni qo'yish odatiydir. Matnni erkin foydalanish imkoniyati bo'lishi kerak. Agar barglarning har qanday qismida alohida qismlar ajratilmasligi bilan yopilib qolsa, barcha paketlar bitta raqamga bo'linadi. Orqa yoki erkin bo'shliqda bajariladigan yopishtirilgan qismlarning har biriga inventarizatsiya qilish har doim kerak. Yopiqlashtirilgan hujjatning belgisi ko'rsatilgan nomdagi yozuvda yoki umumiy inventarizatsiya yozuvida bo'lishi kerak. Ko'pincha bunday xodimlarga qo'shimchalar tekshiruvlar, suratlar yoki fotosuratlardir.

Xatoliklarni tuzatish va hujjatlarni inventarizatsiya qilish

Ish paytida (masalan, bir juft jadval etishmayotgan) kichik xatoliklar butun qatorni qayta numaralandırmak o'rniga, harf belgisini qayta foydalanishingiz mumkin bo'lgan hollarda. Biroq, boshqa sahifalardagi raqamlar o'zgarmaydi. Bunday xatolar bartaraf etilishi faqat arxiv xodimlari bilan kelishilgan holda amalga oshirilishi mumkin. Brüt xatolar aniqlansa, hujjat raqamlangan bo'lishi kerak. Bu holatda eski raqamlar iloji boricha ehtiyotkorlik bilan chiqib ketadi va yangilarini yaratadi. Shu bilan birga, yangilangan raqamlar so'zma-so'z matn bilan yana tasdiqlanadi.

Agar inventarizatsiya bo'lmasa, siz hech qanday arxiv ishi ololmaysiz. Unda mavjud bo'lgan ma'lumotlar hujjatning sarlavhasi, kompilyatsiya sanasi, izoh va jadvalning o'zi, jadvallarning tartib raqamlari, ularning soni va eslatmalari (kerak bo'lsa) ko'rsatiladi. So'zlarda takrorlangan raqam shaklidagi hujjatlar soniga oid ma'lumotlar bilan yakunlanadi, keyin esa har bir narsa yozuvchining imzosi bilan tasdiqlanadi.

Hujjatlarni zarrachalar bilan to'g'ri qanday tikish mumkin

Tikuv jarayonini boshlashda barcha kerakli materiallar va asboblar sizning barmoq uchida ekanligiga ishonch hosil qilishingiz kerak. Haqiqiy biznes bilan bir qatorda, hujjat topshirish va maxsus mavzular uchun bir avto, igna, karton kerak bo'ladi. Ikkinchisida bank iplari, L-210 yoki qattiq yoki zarb qilingan iplar bilan qoplangan. Oxirgi turli ofis ishlarining ehtiyojlari uchun tez-tez ishlatiladi.

Ishning boshida har qanday zaharli va boshqa metall buyumlar hujjatdan olib tashlanadi, shunda fayllar choyshablari to'g'ri oyoq bilan tekislanadi. Maydondagi maydonda chap tomonda uchta teshik igna yoki devor bilan o'raladi. Ularni joylashtirish uchun chap tomonga, ya'ni taxminan bir yarim santimetr masofani bosib o'tishga mo'ljallangan bo'sh maydonning eng yaxshisidir. Bu fikr muhim ahamiyatga ega, chunki hujjatlar topshirilgandan so'ng ularni o'qish qiyin bo'ladi.

Qulaylik uchun maslahatlar

Agar teshiklarning silliq qirralari siz uchun katta ahamiyatga ega bo'lsa, zarbani qabul qiling. Ammo uning juda ko'p sahifalari uning uchun juda og'irligini eslayman. Barcha uch teshikning bir-biriga teng ravishda joylashtirilishi va bir-biriga qaraganda 3 sm oraliqda joylashganligiga ishonch hosil qiling.Orzaki sahifaning o'rtasiga tushishi kerak.

Sarlavhali sahifaga va biznesning yiqilishiga yo'l qo'ymaslik uchun oldingi va orqa o'rindiqlarni orqa old tomonga joylashtirish va karton chiziqlar bilan mustahkamlash tavsiya etiladi. Undan bir ip chiqadi. Uning odatdagi kattaligi 70 sm, lekin har bir alohida holatda bu stack qalinligiga bog'liq.

3 teshikni qanday tikish mumkin?

Mana bunday hujjatlarni rasmiylashtirish algoritmining mazmuni. Birinchidan, igna teshiklarning o'rtasidan o'tadi, pastki qismidagi ipning oxiri qoladi. Keyin uni teshiklarning yuqori qismiga qo'ying. Natijada, uning har ikki uchi ham nayzalangan qatlamlar to'plamiga aylanadi. Igna teshiklari ostidan tortiladi va old tomonga buriladi. Keyin ignani o'rta teshikka tushiring. Shunday qilib, ipimiz barcha kerakli teshiklar orqali topildi, undan so'ng ikkala tugun ham hujjatning orqasida kuchli tugma bilan biriktirildi. Maslahatlar 5 sm uzunlikda.

To'g'ridan-to'g'ri tugmachada qog'oz parchasi og'zaki yozuv bilan yopishtirilgan. Quyida biz uni ishlab chiqarish texnologiyasini ko'rib chiqamiz.

Hujjatni 4 teshik bilan tiklash mumkin. Buni qanday qilish kerak? Amaliyot hammasi murakkab emas. To'rt teshik vertikal ravishda nosimmetrik tarzda tekis tizilish bilan ajralib turadi. Birinchi teshikning orqa tarafidan ipning dumini qoldirib, biz tikuvlarni tikib, keyin tugunni yuqorida aytib o'tilganidek bog'laymiz. Quvvat va ishonchlilikni ta'minlash uchun dasturiy ta'minot ikki marta takrorlanishi kerak.

Ishonch maktubi

Raqamni va dasturiy ta'minotdan keyingi keyingi qadam, bizning ishni og'zaki yozuv bilan ta'minlaydi. Bu nima? Bu "Stitched and numbered ... sheets" (ularning soni shakli va so'zlari bilan ko'rsatilgan) matni bilan 4x6 sm o'lchagan yorliq. Keyinchalik, hujjatni hujjat topshirgan va imzolagan xodimning lavozimi ko'rsatiladi. Agar muhr bilan tasdiqlash talab etilsa, buni ham ta'kidlash kerak. Bu yozuv naqshli tugunni yopishtiriladi, uning uchlari bo'sh qoladi. Imzo butun amaliyot oxirida, elim allaqachon quruq bo'lsa qo'yiladi. Buning oldini olish uchun uni amalga oshiriladi. Chop etish (agar mavjud bo'lsa) qisman yozuvning o'zida varaqqa qo'yilgan.

Ish faqat tikilgan, raqamlangan, imzo va shtamp bilan muhrlanganidan keyingina arxivga yuborilishi mumkin.

So'z yozuviga munosabat jiddiy va diqqatli bo'lishi kerak. Bu ishning daxlsizligi haqidagi hujjat dalilidir. Uning yaxlitligi yoki noto'g'riligi buzilgan taqdirda, hujjat nazorat qiluvchi organlar tomonidan qabul qilinmasligi yoki sudda shikoyat qilinishi mumkin.

Nima va nima uchun tikishdamiz

Arxivga yoki inspektsiya organlariga, jumladan soliq tekshiruvi, pensiya jamg'armasi va boshqa ko'plab boshqa shaxslarga topshirilishi kerak bo'lgan barcha hujjatlarsiz uzatiladi. Hujjatlarni bir-biriga yopishtirilgan yoki zımbalayıcı bilan zımbalanamaz. Yuqorida ta'kidlab o'tilganidek, qaydlarni saqlash normalarida bir-biriga mos kelmasa, uni qabul qilmaysiz.

Bunday tartibda asosan kadrlar tayyorlash va buxgalteriya hisobga olinadi. Ulardan biri, tugallangan hujjat, bir yil o'tib tashkilot yoki korxona arxiviga topshirilishi kerak. Maxsus arxiv muassasalarida avvalgi yuridik saqlash muddatlari bo'lgan ishlarga topshiriladi. Hujjatning turiga qarab qonun bilan belgilanadi. Misol uchun, kamida 75 yil, notarius yozuvlarini, iqtisodiy hisob kitoblarini va hujjatlarni xodimlar to'g'risidagi ma'lumotni saqlash uchun talab qilinadi.

Dizayn chizmalarining saqlash muddati juda oz - faqat 20 yil. Fotosuratga olish 5 yilga mo'ljallangan. Arxiv muassasalari davlat va xususiy korxonalarni sub'ektlarga berishlari kerak. Shu bilan birga, har qanday nodavlat tuzilmaning vazifasi Federal arxiv xizmati bilan shartnoma tuzishdir.

Shuni esdan chiqarmaslik kerakki, vazifani bajarishda faqat shu vazifani bajaradigan shaxslar hujjatlarni kiritish huquqiga ega. Hujjatlaringiz yomonlashgan taqdirda, ba'zi bir muhim varaqlarning o'zgarishi yoki etishmovchiligi mavjud bo'lsa, siz uchun maxsus sanktsiyalar kutmoqda.

Birlashtiruvchi texnologiyalarga qaytaylik

Yuqorida keltirilgan tikuv usullari ham arxiv, ham soliq tekshiruvi uchun ham javob beradi. Biroq, uzoq vaqt davomida saqlanadigan (10 yildan ortiq) hisob-kitob hujjatlarini topshirish ayniqsa kuchli bo'lishi kerak - ko'pincha 5 teshikda. Tekshiruv yozuvi yorliq ostida joylashgan tugunni aniq ko'rish va hujjatning yaxlitligi to'g'risida hech qanday shubha tug'dirmaslik uchun maxsus to'qima qog'ozida amalga oshiriladi.

Agar ofis muhitida teshiklar an'anaviy ofis zarbalari bilan teshilgan bo'lsa, kerak bo'lganda qog'ozli qog'ozlar (masalan, matbaalarda) katta hajmdagi qog'ozli matkaplar yoki majburiy dastgohlar vositasida professional uskunalardan foydalanish uchun foydalaniladi. Bunday mexanizmlar jiddiy imkoniyatlarga ega va ular qo'lda yoki elektr bilan ishlaydigan bo'lishi mumkin.

Mashina mexanizmi

Ushbu tizimlar yoki mashinalarning markazida buloqlar yordamida klassik usul mavjud. Bunday bog'lash mashinasi perforatsiya qurilmasi bilan jihozlangan. Boshqa mexanizm hujjatni plastmassadan yasalgan buloqqa biriktirishdan iborat bo'lib, unda karton yoki plastmassa qopqalari qitish ustki va yuqori qismiga qo'shiladi.

Binding mashinasining afzalligi juda ko'p miqdordagi hujjatlarni biriktirish imkoniyatidir. Blokning qalinligi 500 betgacha bo'lishi mumkin. Shuningdek, sahifalarni va sahifalarni o'chirib tashlash yoki qo'shib yuborish mumkin bo'lgan hujjatga qo'shish imkoniyati ham mavjud. Kamchiliklari juda jiddiy mehnat va juda kuchli kuch emas.

Agar hujjatning bog'langan mashinasi ma'lum bir qadam qo'yilsa va teshiklar teshilgan bo'lsa, buloqlar bilan jihozlangan bo'lsa, qog'oz bloklari po'latdan yasalgan moslashuvchan kamon ustiga yotqiziladi, keyinchalik siqiladi va yopiladi. Qurilmaning metall buloqli ustunliklari - yanada obodlik bilan yakuniy shaklda va plastmassalardan yasalgan kamonlarni ulash bilan taqqoslanadigan ishonchlilik. Biroq, sahifalarni zarar etkazmasdan kiritish yoki olib tashlash mumkin emas.

Buloqlarga qo'shimcha ravishda, tishlari kichkina bo'lgan plastik taroqqa ulanish printsipiga asoslangan asbob-uskunalar ham mavjud. Shuningdek, taqvim, taqvim va daftarlardan biladigan spiralda ham majburiydir. Ularda teshiklarni teshgandan so'ng, spiral shamollar (3-4 marta qo'lda, qolganlari avtomatik ravishda).

Harakatlanishlar davom etmaydi

Termal birikma nima? Bu zamonaviy va zamonaviy hujjatlashtiruvchi mashinadir, unda tezkor va bir qismli ulanish mumkin. Termosfera mashinalari yordamida ko'plab materiallarni to'ldirish, shuningdek alohida nusxalarini yaratish mumkin. Ushbu parametr, pochta hisobotlari, kontraktlar va reklama materiallari uchun juda mos keladi.

Turli rang va o'lchamlarga ega bo'lgan termal yoriqlar va termal plitalardan foydalangan holda, ushbu turdagi aloqa uchun mashina ishlaydi. Jildlar soniga qarab, muayyan qalinlikdagi termal qopqoq tanlanadi, so'ngra har bir narsa apparatda to'planadi. Qopqoqning ichki qismi polimer yopishqoq qatlami bilan ifloslangan. Mashina isitish elementi bilan jihozlangan, buning natijasida bu polimer eritiladi va barcha qatlamlar issiq qatlamga lehimlanadi.